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【人事向け】社内コミュニケーションとは?メリットや実際の方法を紹介します


「『コミュニケーション』ってなんとなく使っているけど、正しくはどんな意味なのかな。社内でコミュニケーションを活性化させるにはどうしたらいいんだろう」

と思っている方。

コミュニケーションとは「自他の間で情報や考え、感情を共有すること」です。社内でコミュニケーションを活性化させることで、ノウハウの蓄積による生産性の向上などが期待できます。

とはいえ、コミュニケーションを活性化させるのはなかなか難しいですよね。

そこで、この記事では、

  • コミュニケーションの概要
  • コミュニケーションの目的
  • 社内コミュニケーションを活性化させるメリット
  • 社内コミュニケーションを活性化させる方法

を、お伝えします。

まずはこの記事で、コミュニケーションを大まかに理解しましょう。

そもそもコミュニケーションとは、自他の間で情報や考え、感情を共有すること

そもそもコミュニケーション(communication)は、

  • 人と人の間で、情報を共有すること
  • 自分の考えや感情について話すこと

を指します。したがって日本語だと、「情報伝達」などと表すことができますね。

大きく分けてコミュニケーションには、

  1. 言葉を用いるコミュニケーション(会話やメールなど)
  2. 言葉を用いないコミュニケーション(ジェスチャーや表情など)

の2種類があります。

コミュニケーションを構成する3つの要素

コミュニケーションは、以下の3つの要素で構成されています。

  1. 自分から相手に情報を伝える
  2. 相手が発した情報を受け取る
  3. 相手の気持ちを汲み取る

先ほど「コミュニケーションとは、自他の間で情報や考え、感情を共有すること」と説明したように、コミュニケーションは一方的なものではありません。

相手から情報などを受け取り、かつ自分からも情報などを提供するのが、コミュニケーションです。

コミュニケーションの類語:通信、連絡など

コミュニケーションの類語としては、「通信」や「連絡」などが挙げられます。

例えば小学校では、「連絡帳」と呼ばれるノートがありましたよね。連絡帳には「保護者と先生が、生徒の情報を共有する」というコミュニケーションに似た役割があります。

次では、人々がコミュニケーションをとる目的を3つ紹介します。

コミュニケーションをとる3つの目的

人々がコミュニケーションをとる目的は、以下の3つのどれかです。

  1. 信頼関係を築く
  2. 情報を交換・共有する
  3. 相手に働きかける

1. 信頼関係を築く

まず第1の目的は、信頼関係の構築です。コミュニケーションで相手を知ることによって、相手と親しくなることができます。

信頼関係を築くためのコミュニケーションの例として代表的なのは雑談です。

雑談においては特に重要な情報は交換されません。しかし何気ない会話によって、その会話に参加している人たちは互いに親近感を持つことができるです。

2. 情報を交換、共有する

第2の目的は、情報の交換、共有です。これはコミュニケーションの定義にある通りですね。

情報を交換、共有するためのコミュニケーションの例としては、日報が挙げられます。日報には「どの仕事がどれだけ進んだか」を上司などに報告する役割があります。

3. 相手に働きかける

第3の目的は、「相手への働きかけ」です。具体的には「こうしてほしい」など自分の考えを表現することですね。

相手に働きかけるためのコミュニケーションの例は、商談です。営業する側の社員には「自社の製品を使ってほしい」という意図があって、商談は開かれます。なので、営業する社員にはコミュニケーションの力が要求されます。

次では、社内でコミュニケーションを活性化させるメリットをご紹介します。

社内でコミュニケーションを活性化させる3つのメリット

社内でコミュニケーションを活性化させることには、以下の3つのメリットがあります。

  1. 生産性が向上し、会社の力が強まる
  2. 従業員エンゲージメントが向上し、従業員の定着率が上がる
  3. 顧客に対して一貫性のある対応を取りやすくなり、顧客が不満を感じにくくなる

1. 生産性が向上し、会社の力が強まる

コミュニケーションによって生産性が向上し、会社の力が強化されます。というのも、コミュニケーションによってノウハウが蓄積されやすくなるためです。

より多くの社員がノウハウを共有すれば、例えば「今起きているトラブルは前にBさんが対処したトラブルに似ている。Bさんにアドバイスをもらおう」など、事態に対して柔軟に対処できます。

2. 従業員エンゲージメントが向上し、従業員の定着率が上がる

第2のメリットが、従業員エンゲージメントの向上による従業員の定着率アップです。コミュニケーションによって職場、つまり会社への愛着が生まれ、離職率の低下につながります。

3. 顧客に対して一貫性のある対応を取りやすくなり、顧客が不満を感じさせにくくなる

第3のメリットが、顧客に対して、一貫性のある対応を取りやすくなり、結果として不満を感じさせにくくなることです。というのもコミュニケーションによって、社員間での情報交換が活性化されるためです。

コミュニケーションが少ない職場では、部署によって持っている情報や方向性が統一できません。その結果、顧客からの同じ内容の問い合わせに対して、従業員それぞれが異なった提案をしてしまう可能性も。

そうなってしまっては「前と同じことを問い合わせたのに答えは違う」と顧客が不満を感じてしまいます。

コミュニケーションが活性化すると、従業員の持っている情報が共有されやすくなります。そして情報が共有されることで、別々の従業員がそれぞれの顧客に対して違う対応をして、顧客が不満を感じてしまうリスクを防げます。

次では、社内コミュニケーションを活性化させる方法をご紹介します。

社内コミュニケーションを活性化させる3つの方法

社内コミュニケーションを活性化させる方法としては、以下の3つが挙げられます。

  1. コミュニケーション研修を実施する
  2. レクリエーションの時間をつくる
  3. OKRを実施する

以下、それぞれを解説します。

1. コミュニケーション研修を実施する

第1の方法が、コミュニケーション研修の実施です。コミュニケーション研修によって、

  • コミュニケーションの大切さ
  • 効果的なコミュニケーションの取り方

を従業員が学び、コミュニケーションが活性化することが期待できます。

2. レクリエーションの時間をつくる

第2の方法として、レクリエーションの時間をつくることがあります。

社員旅行などのレクリエーションは従業員の、職場では出ない一面を引き出す機会です。その意外な一面が、普段の仕事で思わぬ会話を生むきっかけになることも。

信頼関係を深めるコミュニケーションのきっかけとして、レクリエーションはおすすめです。

3. OKRを実施する

第3の方法が、OKRの実施です。OKRでは、自分や他の従業員の目標が「見える化」そして他人の目標や進捗に対して従業員がコメントできるため、コミュニケーションの活性化が期待できます。

OKRについて詳しくは「OKRとは?メリットや流れ、導入事例をご紹介します。」をご一読ください。

まとめ:コミュニケーションを活性化させて、生産性の向上を!

この記事では、まずコミュニケーションとは、「自他の間で情報や考え、感情を共有すること」と説明しました。

コミュニケーションは、主に以下の目的のいずれかを達成するために行われます。

  1. 信頼関係を築く
  2. 情報を交換・共有する
  3. 相手に働きかける

社内でコミュニケーションを活性化させることには、以下の3つのメリットがあります。

  1. 生産性が向上し、会社の力が強まる
  2. 従業員エンゲージメントが向上し、従業員の定着率が上がる
  3. 顧客に対して一貫性のある対応を取りやすくなり、顧客が不満を感じにくくなる

最後に社内のコミュニケーションを活性化させる方法として、

  1. コミュニケーション研修
  2. レクリエーション
  3. OKR

をご紹介しました。

従業員間のコミュニケーションを活性化させることで、生産性の向上などが期待できます。

まずは従業員間でどれほどのコミュニケーションがあるのか、どんな情報が誰に共有されているのか、調査の準備から始めてみるのがおすすめです。



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