メンバーがすすんで重要事項にフォーカスする習慣づくり

緊急事態宣言から半年以上が過ぎ、企業によって様々な働き方の形が浸透しているのではないでしょうか。
思い切ってオフィスをなくす会社、週の数日を出社とする会社など様々な形があると思いますが、多くの会社がリモートワークを実践するようになり、ビデオ会議ツールやタスク共有ツールを活用して会社全体のパフォーマンスを維持、向上させる努力をしていると思います。
そうした中、各社なりの工夫や仕組みが生まれ、世の中全体で働き方の整備が一段落したように思います。

この記事では、リモートワークで当たり前になったツールを使いながら、メンバーがすすんで重要事項にフォーカスするためのマネジメントの仕組みを紹介します。実は、リモートワークで活躍するようになったツールを使うだけでは、メンバーが疲弊してしまうことがあります。この記事では、そのネガティブ面を回避しながらメンバーのエンゲージメントを高める仕組みづくりをご紹介します。

リモートワークで活躍するツールと、見落とせない落とし穴（1）

リモートワークで活躍するのは、なんと言ってもビデオ会議ツールだと思います。メンバーがどこにいても、ネット環境さえあればリアルタイムに会話できるのがビデオ会議ツールです。出社が制限されることで失われがちになる雑談や、思いがけない気づきを生み出すため、ビデオ会議ツールを常時ONにしている会社もあるのではないでしょうか。
雑談をしているメンバーの声を聞きながら自らの業務に励む。そんな中、興味を引く会話があれば混ざる。日本でもこんな光景が当たり前になりつつあります。
ビデオ会議ツール利用にあたっての工夫は様々あると思いますが、実はビデオ会議の運営に入る前に、マネジメントとして意識しておかなければいけないことがあります。この考慮を怠ると、いつの間にかメンバーが疲弊するような状態に陥りかねません。それは、会議の設計についてです。詳しく見ていきましょう。
ミーティングは通常、「決められた時間に決められたアジェンダについて会話する」ものです。しかし業務は定形の会議だけでは進みません。その前段として必要なことは、会社の方針や重要施策、課題と、それらが自身のチームとどのように関連しているかを明確にすることです。これが理解されなければ、定形の業務報告やタスク進捗を進める以前にもやもやとした疑問が残ってしまいます。
オフィスにいる場合、会社の状況を共有するミーティングが無かったとしても、ふとした相談や雑談などで疑問を解消することができました。
しかし、リモートワークではそうはいきません。従来以上に意識して重要な情報を共有する会議をもうける必要があります。また、業務上で密に関係する部署やチーム同士の定例会議をもつことも検討すべきです。

こうした工夫が無いままビデオ会議ツールで定形の会議を進めてしまうと、メンバーはもやもやしたまま「決められた時間に業務報告」をすることになります。これが行き過ぎると、会社の方向と自身の業務のつながりを感じられなくなり、メンバーのエンゲージメントが下がりかねません。
マネジメントは、ビデオ会議運営の前に、会社の重要事項や、メンバーの業務が会社の方向と繋がっていると理解できるような情報共有の場をもうけなければなりません。

次に、リモートワークで活躍するタスク共有ツールやプロジェクト管理ツールのメリットや落とし穴を紹介し、これらの落とし穴を補完するためのマネジメントによる「仕組み」を紹介します。

リモートワークで活躍するツールと、見落とせない落とし穴（2）

タスク共有ツールやプロジェクト管理ツールも、リモートワークでは欠かせません。これらのツールは、チームが離れていても誰が何に時間を使っているかを知らせてくれます。先程紹介したビデオ会議ツールと合わせ、タスク共有ツールやプロジェクト管理ツールはリモートワークでのチームコミュニケーションをスムーズにしてくれるのです。

プロジェクト管理ツールを利用する際には、プロジェクトの開始時にゴールまでのマイルストーンを決め、計画を立てます。ですが、プロジェクトの計画は進行中に発生した課題に合わせて柔軟に変えていくものです。メンバーは、こうした記録を残してチームのタスクが可視化されるプロジェクト管理ツールのおかげで、決められたタスクを忘れずに実行できるようになるのです。
しかし、プロジェクトチーム内のメンバーだけでは解決できない課題が発生したり、上位部署の方針変更によってチームの計画が一時中断してしまうことがあります。そうした場合、チームが積極的に課題解決や方針決定に関われないと、チームは停滞してしまいます。プロジェクト管理ツールは、エグゼキューションに集中するためのツールであり、チームで扱えない課題解決は取り扱えません。
したがって、会社として重要事項についてディスカッションする、または重要課題を解決するためのサポートツールや仕組みがなければ、プロジェクト管理ツールを本当の意味では効果的には利用できないのです。

このようにビデオ会議ツールやプロジェクト管理ツールの効果を高めたり、チームの停滞やもやもやとした疑問を回避するためには、メンバーの業務と会社とのつながりを感じられるような「仕組み」が必要になります。

メンバーが重要事項にすすんでフォーカスする仕組み

前述した２つの落とし穴を回避するには、会社で起こっている重要課題を共有したり、それらが各チームとどのように関連しているかの理解を促すなどの仕組みが必要です。これらは例えば全社共有会や部門会議等で代替されるものです。しかし、会社の課題や方針がどのように各チームに関連しているのかを常に意識し、メンバーのタスクに落とし込まれなければ、会社の重要事項が実行されることはありません。リモートワークであればなおさら、重要事項を確認するコミュニケーションを取ることに意識を向ける必要があります。そこで、以下の２点を満たす仕組みやツールが必要になるのです。

1. 会社の各部署やチームの重要事項を常に見えるようにしておくこと。また、各部署の業務の関連性を会社全体に共有し、理解を促すこと
2. チームやメンバーが、周囲のチームとの業務の関連性や課題を理解し、自身のタスクに落とし込む仕組み

1は、そもそも会社として何が重要なことなのか、その会社の方針に沿って部署やチームが意識すべき重要事項と、その関連性を理解するために必要なことです。これらの理解が不足していると、決まったタスクにフォーカスしたものの、会社にとって重要なことではない日常業務に時間を使うことになりかねません。
2は、チーム内では解決できない課題が発生したり、上位部署の方針が変わった際に、メンバーが会社全体をの動きを意識して課題解決ができるようになるために重要なことです。
これらの２点を満たす仕組みづくりは、経営やマネジメント、人事として、メンバーが重要事項にフォーカスするために必要な取り組みです。

Resilyでは、こうした仕組みづくりをどんな会社でも簡単に構築して運用できるツールを提供しています。
Resilyが提供するOKRツール（OKRとは、GoogleやFacebook、メルカリなどが活用する目標管理手法）では、会社や各部署の重要事項を共有し、その関連性の理解を促す「OKRマップ」という機能が搭載されています。OKRマップは会社の上位からメンバーまでの目標が関連付けられて目標の関連をツリー形式で可視化できる機能です。マップ上のOKRは、社内メンバーが誰でも見に行くことができ、各チームが何を目指しているのかが誰でも理解できます。
また、OKRマップでは、各チームのムード（達成できるかどうかの自信）を可視化しているため、停滞感があるチームがひと目でわかるようになります。これにより、自らの部署に関連するチームの状態や、上位部署のムードを簡単に把握できるようになります。
チームのOKR詳細を見に行けば、チームが優先的に解決しようとしている課題や、達成に必要なマイルストーンが可視化されているため、誰がどのように課題解決に携わっているかがわかります。

このように、メンバーが重要事項に目を向けたり、自部署の近くで発生している課題を発見し、実行に落とし込むためのツールを利用し、解決するための仕組みを会社としてもうけることで、リモートで活躍するツールをより効果的に利用することができるのです。
経営やマネジメント、人事として、メンバーを重要事項にフォーカスする仕組みとしてのResilyのサービスを詳しく解説した資料は、こちらのフォームから無料でダウンロードできます。