OKRを成功に導くチェックインミーティングとは?

更新日: 2022年10月5日

この記事ではOKRのチェックインミーティングについて解説します。

今OKRを社内で運用している方、これからOKRを導入しようとしている方向けの記事です。

チェックインミーティングという会議手法をご存じでしょうか?OKRの書籍などで度々紹介されているので、聞いたことがあるという方もいるかもしれません。

OKRを形骸化させずに運用していく上で、チェックインミーティングは非常に重要な役割を果たします。もしOKRを既にやっていてチェックインミーティングをやっていないのであれば、ぜひこの機会に始めてみていただきたいです。

そもそもOKRについてあまり知識がない、基本から学びたい、という方のためにはこちらのOKRまとめ記事をご覧ください。

OKRとは?Google採用の目標管理フレームワークを導入事例を交えて紹介。KPIやMBOとの違いも解説

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チェックインミーティングとは?

チェックインミーティングとは、週始めの月曜日にOKRの進み具合の確認とその週に取り組む優先事項を共有する定例会議です。

5~8名程度のチーム単位で行うのが望ましいでしょう。あまり多くの人が集まると会議自体が長引いてしまい、業務時間を圧迫してしまう可能性があります。

チェックインミーティングには、そこまで時間をかけません。長くても1時間ほどで終わらせましょう。

OKRの責任者がKey Resultの進捗や達成自信度をチームメンバーに共有し、目標達成において協力できそうな点を話し合います。

進捗状況を共有したら、各メンバーがその週に集中して取り組む業務を話していきます。その際にKey Resultの進捗に貢献しそうな業務かどうか、優先順位が正しいかどうかを確認します。

また、業務を進める上での悩みなども積極的に会話しましょう。不安がある中での業務は、そうでないときに比べ効率が落ちます。不安を解消しやるべきことに集中できる状態でチェックインミーティングを終えましょう。

その週の業務を効率的に進める上でチェックインミーティングは重要な役割を果たします。月曜の30分ほど時間を取るだけで始めることができるので、まずはやってみることをお勧めします。

チェックインミーティングのポイント

  • 週始め月曜日に行う
  • 30分~1時間ほど
  • 8名以内程度で行う
  • OKRの進捗状況と達成自信度を共有
  • 各メンバーがその週の優先事項と業務を進める上での相談事項を話す
OKRのチェックインミーティング

チェックインミーティングで話し合うべきこと

チェックインミーティングは1時間以内にすばやく終えるのがポイントです。話し合う内容を事前に決めておきスムーズに進行するようにしましょう。

創業時からOKRを行っている弊社Resilyのチェックインミーティングテンプレートも紹介しましたので、ぜひ活用していただければと思います。

OKRがどれくらい進んでいるか

チェックインミーティングで何より先に話し合いたいのがOKRの進み具合です。

「現状の進捗は40%で、今週はそれを50%にもっていく」など、数字で定量的に伝えるようにします。

チームがいる地点と進むべき方向性をはっきりさせることが大切です。

進捗状況とどのくらい伸ばしていきたいかを共有することで、各メンバーの優先事項も変わってくることがあります。今週はこのKRを伸ばしたいから、こっちの業務の優先順位を上げてほしい、というコミュニケーションも出てくるでしょう。

このKRを伸ばすなら、こっちの業務をやった方が良いですか?というボトムアップな意見も出やすくなります。

チェックインミーティングの冒頭でOKRの進捗共有は欠かさず行うようにしましょう。

OKRが実際に達成できる自信はあるか、修正の必要はないか

またチェックインミーティングでは、OKRの自信度も確認します。

進み具合はできるだけ定量的にしますが、自信度については定性的に評価するのが重要です。

実際に仕事を進めていくうえで、「これは当初に考えていたよりも早く終えられそうだ」「ここは思ったより進めていくのが難しそうだな…」などOKRの自信度は変化します。なぜなら仕事を進めることで分かる事実もたくさんあるからです。

OKRは固定的な目標を無理やり達成させたり、達成度合いで評価を行うシステムではありません。

OKRの本来の目的は、目標を立てることでそれを達成するためのアイディアを出しやすくすること、モチベーションを高めやすくすることです。

新たに分かった事実を元にして目標を達成できる自信を評価したら、場合によっては目標そのものを修正することも問題ありません。

目標の修正が必要と判断した場合には、別途ミーティングを設けましょう。チェックインミーティングはその週の優先事項の共有まで行うことが重要です。目標の修正まで行ってしまっては時間不足になってしまいます。

いまOKRの課題には何があるか、その解決策はあるか

OKRそのものの課題を洗い出すのもチェックインミーティングの役割です。

例えば進み具合がよくない場合、以下のような点を検討します。

  • なぜ思うように進まないのか
  • そもそも現状のOKRは正しく設定されているか
  • 課題の具体的な解決策はあるか

ここで発見した課題が他の事業部からの助けを必要とする場合、進んでサポートを求めたり逆に助けになりそうな点は提案したりします。

OKR作成時に計画した業務が無駄になりそう、仮説自体が間違っていたということもあるでしょう。そういう場合に無理にそのまま進めるのではなく、柔軟に計画を変えていくことができるのもOKRの良さです。

チェックインミーティングで定期的に計画を見直し、目標達成に向けて正しい方向に全員が進めるようにしていきましょう。

今週するべき優先事項は何か

チェックインミーティングでは、最終的にその週で行う優先事項、業務を明確化して共有します。

具体的にどのように共有するとよいかをResilyのミーティングテンプレートを使って解説します。

Resilyでも毎週月曜日に各チームでチェックインミーティングを行っています。その際に各メンバーがテンプレートに従ってアジェンダを作成し、チェックインミーティングに参加します。

OKRツール「Resily」内で作成したミーティングテンプレート

チェックインミーティングに参加する前に

  • 達成自信度の更新
  • KR進捗の更新
  • 今週の優先事項、相談したい事、共有したい情報・成果物を書いておく

の3つを各メンバーやっておくことがルールになっています。

この3つをやるだけでも、今週やるべきことを整理することができ業務効率化につながるでしょう。

チェックインミーティングは、アジェンダ通りに進めていきます。

OKRの進捗状況を共有

まずチェックインミーティングの冒頭で、OKRの進捗状況を報告します。進捗と合わせて達成自信度と前週に出てきた課題感を話します。

各Key Resultには責任者が決められており、それぞれの責任者から報告するようにしています。

毎週Key Resultが最新の数値に更新するという習慣作りにもなっています。

各メンバーチェックイン

OKRの進捗状況を共有した後は、各メンバーが今週の優先事項、相談したい事、共有したい情報・成果物を話します。

その週にやるべきことに集中できるように、業務を整理することを目的にしています。相談事項や業務する上で得た気づきなどのコミュニケーションもテンプレートに含んでいます。

リモートワークの環境では相談事やナレッジの共有が少なくなりがちです。週次のチェックインミーティングでこれらを行うようにすることで、その問題を解決するようにしています。

事業部横断での協力事項を確認

最後に別事業部との連携・協力事項を確認します。

例えばプロダクト開発チームの新しい機能リリースに合わせて、マーケティングチームがWebサイトを改修するなどです。

現状の開発状況を共有し、改修作業の着手時期はいつにするかなどを綿密にコミュニケーションしておきます。週次で行っておけば、コミュニケーションミスで期限に追われるなども少なくなるでしょう。

また、Key Resultとは関係ない長期的に進めているプロジェクトの進捗を確認することもあります。チェックインミーティングは、OKRのためのものとこだわる必要はありません。その週の業務に集中するために必要なコミュニケーションであれば、積極的に行うようにしましょう。

週末にはウィンセッションでOKRの成果を確認する

週初めにチェックインミーティングをして仕事をスタートしたら、週末にウィンセッションという定例会議を行うこともお勧めします。

これはOKRの成果を確認してチームメンバー同士が称え合う場のことです。

一般的にウィンセッションは金曜の夕方からスタートし、その週の締めくくりとして今週こんなことを頑張った!すごい!という会話をする会議になります。

シリコンバレー企業などでは、お菓子やアルコール類などの飲食物を準備して行うこともあるようです。

達成が難しい目標に対してやる気を失わず挑戦心を維持しやすくなるでしょう。リモートワークが一般的になりつつある昨今では、各メンバーがその週にどんなことをしたのかを知る場を作ることの重要性は高まっています。

もし会議の時間を取るのが難しい場合は、金曜日の退勤前にチャットツールに今週やったことで褒めてもらいたい事をアップする習慣を作るのもよいでしょう。

チェックインミーティングで今週やることを共有し、ウィンセッションでそれらの成果を褒めあうのがOKRの慣例です。

ウィンセッションをやってみたい、もっとウィンセッションについて知りたい、という方は以下の記事も併せてご覧ください。

OKRにおけるウィンセッションとは?メリットや導入事例を紹介します

チェックインミーティングをする際のポイント

ここからは実際にチェックインミーティングを取り入れる際の押さえておくべきポイントを紹介します。せっかく導入したチェックインミーティングが社員にとって苦痛な時間になってしまっては意味がありません。

全員がチェックインミーティングの意義を理解し、楽しんで参加できる場にするための工夫を積極的に行いましょう。

自分の仕事を自分で決めることを習慣化する

OKRの進捗を確認し、その状況に合わせて業務を設計することを習慣化しましょう。

OKR導入当初は、進捗更新が面倒に感じる人も多いと思います。今まで行っていなかった業務が追加されるということに抵抗がある人もいるかもしれません。

しかし、目標を立ててその進捗から今すべきことを決めるということは、やらされ仕事ではなくなりやりがいを感じやすくなります。

毎週のチェックインでOKRの確認とその週のするべきことを考える時間を設けることで、自主的に仕事に取り組むことが習慣化されます。

やってはいけないこととして、OKRの責任者がメンバーの業務を決めてしまうことです。これでは、やらされ仕事になってしまい目標達成への意欲がそがれてしまいます。

目標を確認し、達成するために自分の仕事を自分で組み立てる習慣づくりをチェックインミーティングで行いましょう。

うまくいくための方法を話し合う場だと意識する

チェックインミーティングは進捗を確認する場です。成績(Key Result)の良くないメンバーを吊るし上げる場ではありません。

OKRにおける目標は、必達のノルマではありません。目指すべきゴールであり、達成するためのポジティブなコミュニケーションのみを行いましょう。

難易度の高い目標を立てるOKRにおいては、進捗がよくないことの方が多くあります。それを責めてしまうと目標設定時点で保守的な目標を立てたりしてしまいます。

進捗の良くない目標をどう打開するか考えることを楽しみながら取り組めるような空気づくりを行いましょう。マネジメント側から意見を言うことは極力控え、メンバーのアイディアを積極的に取り入れるようにしましょう。

高い目標を達成するためには、一見突飛に見えるようなアイディアを採用することも時には必要になります。チェックインミーティングが、うまくいくための方法を楽しみながら考える場だととらえてもらえるようにしましょう。

OKRのチェックインミーティングで目標を下げるデメリット

チェックインミーティングでチームを鼓舞して、OKRの達成を!

チェックインミーティングについて理解は進んだでしょうか。

OKRの運用では、チェックインミーティングやウィンセッションなどメンバーが交流する機会を数多く作ることが重要です。

OKRは目標を立てるだけで終わりではありません。OKRの最大の目的は、目標を達成するために今何をすべきか考えることを習慣化することにあります。

一度OKRを設定したら後はメンバー個人の頑張りに任せて結果だけ受け取るのではなく、定期的に情報交流する場を設けましょう。

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  • OKRを導入したがうまくいっていない方
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