「人材の情報をうまく管理できていない」

「必要な人材データが見つからない」

と悩んでいたら、人材データベースを構築してみてはいかがでしょうか？

人材データベースは、従業員のさまざまなデータを1つのシステムに集約したもののことです。人材情報を一元管理できることで、最適な人材配置や社員の成長に大きく貢献します。

そこで今回は、人材データベースについて以下のことを紹介します。

• 人材データベースの概要と必要な要素
• 人材データベースを構築するメリット
• 人材データベースの構築方法や運用時の注意点
• 人材データベースとして利用できる人事管理システム

この記事を読むことで、人材データベースの導入や運用に関する情報を知ることができますので、参考にしてください。

人材データベースとは？

人材データベースは、社員の情報を1つのシステムにまとめたものです。

まとめるデータは企業によって異なりますが、主に社員のプロフィールや職務経歴などの情報をデータベースに格納します。

近年はIT技術が発達したことによって、膨大な人材データをソフトウェアで管理できるようになりました。

人材データベースの機能のあるソフトウェアでいえば、カオナビやSmartHRなどが代表的です。エクセルで管理している企業もあります。

人材データベースを構築することで、データの分析による人材配置や人材育成が可能になり、会社の成長につなげられます。

人材データベースの5つの必須項目

人材データベースには、社員のさまざまな情報を登録する必要があります。

とくに、以下の5つは必須項目のため、詳しく紹介します。

• 社員の基本情報
• 過去の経歴や業務実績
• 勤怠状況
• 職務内容・スキル・資格
• マインド

社員の基本情報

社員の基本情報は必須項目です。氏名や生年月日、住所など社員の個人情報を人材データベースに格納します。

最近では、ダイバーシティ（多様性）への取り組みとして、LGBTの情報も登録している会社もあります。

過去の経歴や業務実績

これまでの経歴や業務実績も人材データベースに集約します。

経歴は入社前の学歴や職歴も登録します。業務実績については、これまでの評価や受講した研修についてもまとめることが多いです。

勤怠状況

社員の出勤時間や退勤時間などの勤怠状況も集約します。従業員の勤怠データを分析することで、勤務形態の課題解決や離職防止策につながります。

職務内容・スキル・資格

職務内容では、社員の業務内容と業務目標のデータをまとめます。人事部の担当者や経営陣が従業員全員の職務内容を把握するのに有効です。

社員のスキルや資格に関しては、社員を適材適所に配置しやすくなる効果があります。適切な評価もできるようになるため、登録することをおすすめします。

マインド

マインドは、社員の性格やモチベーション、メンタルに関するデータのことです。適性検査やストレス度チェックなどの結果を整理して格納します。

社員のマインド情報を可視化できることで、ストレスケアや離職防止に向けて対策しやすくなります。

人材データベースを構築するメリット

人材データベースを構築すると多くのメリットがあります。以下の3つのメリットがあるので、それぞれ詳しく解説します。

• 質の高いタレントマネジメントができる
• 人事業務の工数を削減できる
• 公平な人事評価を行える

質の高いタレントマネジメントができる

人材データベースを導入すると、人材情報が可視化されるため、質の高いタレントマネジメントができるようになります。

タレントマネジメントとは、社員のスキルや適性などの情報を有効活用し、組織力を向上させる人材マネジメントのことです。

タレントマネジメントによって、適切な人材配置や人材育成、採用に大きな効果があります。社員の離職防止やモチベーションの向上に有効です。

経営戦略の立案にも活用できるため、人材データベースを用いたタレントマネジメントが重要視されています。

人事業務の工数を削減できる

人材データベースを構築すると、人事部の業務負担を減らせます。人材データを一元化することで、データの調査・分析に関する工数を削減できるためです。

人事に関する問題点をスムーズに把握でき、スピーディに解決できるようになります。社員が多い会社ほど、人材データベースの構築は工数削減に有効です。

公平な人事評価を行える

公平な人事評価も人材データベースによって実現できます。スキルや能力、業務実績が可視化され、上司や人事担当者が客観的に社員を評価しやすくなるためです。

人事評価を適切にすることで、部下が評価に対して納得でき、モチベーション低下を防止できます。

人材データベースの構築方法

人材データベースを構築するには、エクセルを使用する方法と人事管理システムを導入する方法の2つがあります。

それぞれどのようなメリットがあるか見てみましょう。

エクセルでデータベースを作成する

社員数が少ない企業であれば、エクセルで人材データベースを構築できます。入力する情報量が少なく、簡単に構築できるためです。

ただし、データを細かく分析したい場合、工数がかかるためおすすめできません。

ファイルを損失するリスクもあるので、最低限の人材データを管理したい場合のみ、エクセルを利用しましょう。

人材管理システムを導入する

人材管理システムを導入すれば、簡単にデータベースを構築でき、業務に必要な人材情報をスムーズに閲覧できるようになります。

たとえば、「○○と✕✕のスキルがある人を探したい」という場合でも、条件を設定すれば、すぐに該当する人材が見つかります。高度なデータ分析も簡単です。

現在、クラウド型の人材管理システムが多くリリースされており、安価で導入できます。セキュリティの強いシステムも多く、情報漏えいを防げます。

人事評価システムについて詳しく知りたい方は、こちらも参考にしてみてください。

【2022年版】おすすめの人事評価システムを徹底比較！

人材データベースを導入・運用するときのポイント

人材データベースの構築の仕方を間違えると、うまく運用できない場合があります。

ここでは、導入時や運用時に注意すべきポイントとして、以下の3点を紹介します。

• 導入目的と必要なデータを明確にする
• 社員ごとに閲覧できる範囲を制限する
• 運用は小規模から開始する

導入目的と必要なデータを明確にする

人事管理システムを導入したい場合、まず導入目的を明確にしましょう。

もし目的と異なる機能が搭載された人事管理システムを導入すると、ムダに高い料金を支払うおそれがあるためです。

人材データベースを構築できる人材管理システムには、以下のような種類があります。

• 人事評価に特化したシステム
• 労務管理に特化したシステム
• 人材データを集約するためのシステム

自社に必要な機能を把握して、目的に応じたシステムを導入しましょう。

また、必要なデータを把握することも大切です。データ数によってはエクセルで充分なため、自社の規模や管理したいデータを考慮して、人材データベースを構築してください。

社員ごとに閲覧できる範囲を制限する

人事管理システムを導入する場合、閲覧制限の設定が可能なシステムを選びましょう。

人材データベースでは、社員の賃金や評価など、社員が他人に見られたくない個人情報も扱います。

もし会社全体で社員の賃金や評価が公開されてしまうと、社員が会社に対して不満をもち、モチベーションの低下になりかねません。

社員が特定の情報を閲覧できないよう、社員一人ひとりに閲覧制限をかけられるシステムを選びましょう。

運用は小規模から開始する

人材データベースを運用する際は、スモールスタートから始めましょう。

最初から全社で運用した場合、人材データの構築が大変なためです。構築したデータベースに問題点があった場合、全社で混乱が起き、トラブルの対応に追われる可能性もあります。

まず小規模のグループで運用開始し、必要なデータや人材データベース自体の問題点を洗い出します。課題を改善し、自社に適切な人材データベースを構築できてから、少しずつ規模を大きくしましょう。

おすすめの人事管理システム3選

人材データベースを構築できる人事管理システムはさまざまな会社で提供されています。ここでは、厳選して以下の3つの人事管理システムを紹介します。

• カオナビ
• マネーフォワード クラウド人事管理
• SmartHR

カオナビ

ツール名	カオナビ
運営企業	株式会社カオナビ
初期費用	ー
月額費用	ー
特徴	顔写真によって一覧性が高く、使いやすいさまざまな角度でデータを閲覧できるサポート体制が充実している
無料トライアルの有無	あり

カオナビは社員の顔写真を見ながら人材情報を閲覧できる人事管理システムです。顔写真があることで、直観的に操作して情報を把握できます。

職務経歴やスキルの有無など、さまざまな条件で人材を探せるため、人材配置やプロジェクトメンバーの選定に有効です。

カスタマイズ性が高く、自社に合ったシステムを構築できます。人事評価機能もあり、MBOやOKR、360度評価などさまざまなフレームワークに対応可能です。

お問い合わせサポートやセミナーの実施など、サポート体制も充実しています。

マネーフォワード クラウド人事管理

ツール名	マネーフォワード クラウド人事管理
運営企業	株式会社マネーフォワード
初期費用	ー
月額費用	ー
特徴	人材情報を一元管理できる入社手続きや基本情報の変更をオンラインでできる他のマネーフォワードのソフトと連携してデータを自動更新できる
無料トライアルの有無	ー

マネーフォワード クラウド人事管理は、労務管理や人材情報の管理に利用できる人事管理システムです。

従業員の基本情報の変更や入退社の手続きなどをすべてオンラインで行えます。

マネーフォワードの他のシステムと連携することで、他のシステムにも人材の情報が自動更新されます。人事情報を変更する手間が省けるため、工数の削減に効果的です。

SmartHR

ツール名	SmartHR
運営企業	株式会社SmartHR
初期費用	ー
月額費用	30名まで：0円31名～：要見積もり
特徴	該当する社員が直接入力して手続きできる役所への重要書類もオンラインで完結できる従業員数30人までの会社は無料で利用できる
無料トライアルの有無	15日間の無料トライアルあり

SmartHRは労務管理に特化した人事管理システムです。

Web上で簡単に入退社の手続きや雇用契約、人材情報の変更ができます。該当する社員が直接入力して手続きできるため、人事担当者の大幅な工数削減を実現します。

役所やハローワークに届ける重要書類もオンラインで完結できるため、書類提出にも手間がかかりません。

従業員数が30名までの会社であれば無料で利用できるため、人事体制の整っていないスタートアップ企業におすすめです。

人材管理システムと併せて目標管理システムの導入もおすすめ

人材管理システムと併せて目標管理システムも導入することをおすすめします。

目標管理システムは、会社や個人の目標の進捗を管理するシステムです。目標管理を行うことで、組織の方向性の統一化や社員のモチベーション向上に効果があります。

人材管理システムと併せることで効率よく人材を育成でき、企業の成長を促進させます。

おすすめの目標管理システム3選

目標管理システムはさまざまな会社でリリースされています。今回は、以下の3つの目標管理システムについて紹介します。

• Resily
• banto
• Smart Company

Resily

ツール名	Resily
運営企業	Resily株式会社
初期費用	無料
月額費用	4万円～
特徴	組織の目標を可視化できる議事録やメモ機能でコミュニケーションを活性化できる運用までのサポートが手厚く、はじめてOKRを採用する企業も安心して導入できる
無料トライアルの有無	14日間の無料トライアルあり

Resilyは、OKRというフレームワークを用いた目標管理システムです。チームと社員個人の目標を結び付けて管理できます。

目標の進捗や自信度を可視化できる機能があり、チームの課題をリアルタイムで共有できるのが特徴です。チーム全員が問題点をすぐに把握できるため、スムーズに解決できるようになります。

OKRの目標と紐づけて議事録やメモを管理でき、コミュニケーションの活性化を促します。運用までのサポート体制が整っているため、はじめての導入でも安心です。

弊社では、「3分でわかるResily」という資料を無料で配布しています。こちらからダウンロードできるため、興味がありましたら、ぜひ読んでみてください。

banto

ツール名	banto
運営企業	株式会社サイダス
初期費用	19,800円
月額費用	社員一人当たり 300円
特徴	チャット機能で進捗を共有できる日報によって進捗が自動で集計される日報のテンプレートが用意されているため、すぐに運用できる
無料トライアルの有無	30日間の無料トライアルあり

bantoは、チャット形式で目標を共有できる目標管理ツールです。

bantoでは、日報による進捗共有が特徴です。日報に記載された質問に社員が回答すると、集積された回答をもとに自動で進捗が集計されます。

未提出者への連絡はチャットボットが代行してくれるのも特徴です。上司の業務負担を減らし、未提出者へのストレスを軽減できます。

日報や月報のテンプレートが用意されているため、これまで実施していなかった企業もすぐに運用できます。 

Smart Company

ツール名	SmartCompany
運営企業	スマカン株式会社
初期費用	ー
月額費用	5万円～
特徴	MBOやOKRを用いて目標管理できる人材データによるさまざまな分析ができるオンプレミスでも導入できる
無料トライアルの有無	30日間の無料トライアルあり

SmartCompanyは、人材情報と目標管理を一元化できる目標管理システムです。MBOやOKRに対応しており、目標の進捗を可視化できます。

集約した人材データにより、さまざまな角度からのデータ分析が可能です。人材配置シミュレーション機能もあり、社員のスキルや志向に合わせた最適な人事異動を実施できます。

オンプレミス型での導入も可能なため、自社サーバーで管理したい会社にもおすすめです。

人材データベースを構築して適切な人材管理をしましょう

人材データベースは、社員のあらゆる情報をシステムに一元化したものを指します。

人材データベースを構築することで、人材配置や人材育成に大きな効果があります。人事担当者の工数削減や評価の明確化にも有効です。

導入目的や集約するデータを明確にし、必要に応じて人事管理システムを導入しましょう。

また、企業の成長促進のために、人事管理システムと併せて目標管理システムも利用することをおすすめします。

適切に人材を管理するためにも、人材データベースを導入してみましょう。